中小企业与员工真的需要协同办公工具吗

最近，协同办公领域的火药味又浓了起来。钉钉刚刚发布了面向一人公司、个体户等微型初创组织的AI创业助理，正式将目光聚焦于中小企业市场。而另一边，飞书早在几年前就推出了包含一揽子扶持方案的“领飞计划”。

如今，国内协同办公市场已是钉钉、飞书与企业微信三足鼎立的格局。QuestMobile的数据很能说明问题：这三款产品的合计市场覆盖率高达92%。其中，钉钉以约2亿的月活用户稳居第一，企业微信月活约1亿次之，飞书则以约3000万月活位列第三。

几乎每家企业都在使用其中至少一款工具，巨头间的竞争自然也从未停歇，尤其是钉钉与飞书之间。从高管隔空喊话，到产品功能对标，再到机场广告牌的“贴身肉搏”，战况可谓激烈。一个越来越清晰的趋势是，随着规模型企业客户逐渐饱和，争夺中小企业市场，已经成为公开的秘密。

但问题也随之而来：对于广大中小企业而言，功能日益庞杂的协同办公工具，真的是未来无法绕开的必选项吗？它们的出海故事，又能否讲得通？

大企业不多了，中小企业来凑？

在抢客户这件事上，钉钉和飞书向来是动真格的。这两年，明星企业“转会”的戏码频频上演。公开资料显示，伊芙丽、Insta360、珀莱雅等品牌从钉钉迁至飞书；而百世快递、利尔达等则从飞书转投钉钉。双方的争夺战几乎覆盖了所有热门行业。

可以说，有人的地方，就有钉钉与飞书的身影。从电商、新能源到游戏、医疗，两家都在竭力展示自己的客户版图。阿里巴巴年报显示，钉钉已覆盖国内80%的“世界五百强”和70%的专精特新“小巨人”企业。飞书也不遑多让，其客户名单上不乏泡泡玛特、多家头部新能源车企和上市茶饮品牌，上海游戏圈的“F4”中也有三家是其用户。

然而，互抢到现在，规模型企业的“蛋糕”似乎所剩无几。更何况，许多大型企业早已开发或采用了内部专属办公平台，如小米办公Pro、百度如流、华&为WeLink等。就连某三线城市的小米专卖店，其团队也已从飞书切换至内部系统。

于是，中小企业顺理成章地成为了下一个关键增长点。数据显示，中小微企业数量占比超过80%，在三线及以下城市的覆盖率超过65%。对于渴望突破增长瓶颈的钉钉和飞书而言，这片市场显然无法忽视。

两家在这一领域也各有倚仗。钉钉凭借先发优势和阿里系资源，很早就明确了服务海量中小微企业的方向，其商业化客户中小微企业占比已近六成。飞书则背靠抖音的巨大流量池，在帮助企业进行线上营销方面具备天然优势，其早期的“成长引擎计划”就成功助力了大量企业线上复工与销售。

但关键在于，中小企业对协同办公工具的需求，真有想象中那么大吗？

钉钉、飞书集成了即时通讯、项目管理、视频会议等众多功能，初衷是提升效率、降低成本。然而，不少中小企业在未充分评估自身团队规模和管理成熟度的情况下仓促上马，效果往往事与愿违。

例如，一个十六人左右的团队，引入飞书本是为了加强协作，结果却遭遇了工具冗余、信息过载、流程不适配等典型问题。群组过多导致重要信息被淹没，部分员工甚至产生了“通知恐惧”；为适应新系统而调整流程，反而降低了部分环节的效率；此外，除了订阅费用，还需投入大量时间进行培训与维护，隐性成本不容小觑。

这并非完全是平台的错。艾媒咨询的报告指出，不同规模企业的诉求截然不同：国企重安全合规，大型民企关注效率与数据，而中小企业最敏感的则是成本。

当团队规模在50人以下时，生存才是第一要务。2022年后，主流办公软件纷纷收紧免费策略，虽然基础版仍在，但体验已大不如前。价格，由此成为中小企业考量的核心因素之一。有报道称，钉钉的初始报价通常低于飞书，同等规模下价格可能仅为后者的三分之一。

然而，性价比高就等于“需要”吗？本质上，协同办公工具是服务于管理效率的，但当下中小企业主们自己的日子，也过得并不轻松。

中小企业，需要那么多协同办公吗？

从去年开始，整个协同办公赛道的竞争焦点明显转向了AI。各家都在积极拉拢生态伙伴，接入多个大模型。钉钉与飞书更是将“战火”烧到了AI多维表格领域，双方负责人多次在公开场合展示自家产品在计算速度、数据容量上的优势。

不可否认，经过多年发展，协同办公平台的功能已呈“野蛮生长”态势。不完全统计显示，钉钉的功能项多达200多个，并计划推出超过200个AI助理；企业微信过去一年完成了1700多次功能更新；飞书也发布了囊括知识问答、智能会议、多维表格等在内的“AI大礼包”。

对于组织架构复杂、协作链条长的大型企业而言，这套复杂的系统确实意义重大，它能高效串联资源与流程，为规模化运营注入敏捷性。以小鹏汽车为例，其使用飞书云文档后，全年减少了30%的非必要线下会议，按创始人何小鹏的计算，仅此一项就节省了可观的成本。

但中小企业需要如此庞杂的功能吗？

事实上，对它们而言，功能不在多而在精，不在全而在用得上。现有的平台大多想通吃所有企业类型，导致功能堆砌、系统臃肿，无形中反而可能降低中小团队的运营效率。在资源有限的前提下，这不仅是成本问题，更是战略聚焦问题。

试想，一个十几人的小公司，老板办公室就在十米开外，日常沟通却非要走一遍线上审批流程，这难免有些形式大于实质，被戏称为得了“大公司病”。

有记者在调研《2025年中小企业办公软件选型指南》时发现，不少企业在选型后陷入“功能冗余浪费”、“系统数据割裂”的困境，甚至出现“年耗8万却仅使用20%功能”的尴尬情况。

而一线员工对此也早有怨言。过多的群组、繁琐的打卡、淹没在复杂菜单中的核心功能，都让工具逐渐背离了“服务工作”的初衷。2024年的一项用户体验测试显示，钉钉的用户满意度仅为65%，飞书约为78%，仍有很大提升空间。

即便是被寄予厚望的AI功能，目前也显得有些“悬浮”。一项针对中小企业的调查显示，超过九成参与者使用过协同办公平台，但其中65%的人从未用过AI功能。而在使用过的人中，超过73%认为“没什么用”。行业报告也指出，AI Agent处理复杂任务的成功率仍处于较低水平。

这揭示了一个关键转变：用户未来可能不再为琳琅满目的功能清单买单，而是为实实在在解决问题的效率付费。这对钉钉和飞书而言，意味着挑战才刚刚开始。

海外的年轻人，会“屈服”于协同办公平台吗？

一个明显的趋势是，这两款让国内年轻人爱恨交加的办公平台，正在加速出海。

钉钉早在2018年就启动了出海战略，近期推出了首款海外独立AI应用“7Ding”。飞书则将海外业务重点放在日本、东南亚及欧洲，其姊妹应用Lark已探索多年。值得注意的是，在《2024中国出海品牌百强榜》的新锐企业中，Top10里有6家正在使用飞书。

它们为何急于出海？原因有几层：其一，全球协同办公市场仍在稳步增长，前景可观；其二，伴随中国企业的出海浪潮，这些平台能自然跟随客户走向全球，解决其跨国、跨区域的管理协同挑战；其三，或许也是最诱人的一点，海外市场存在更成熟的软件付费习惯。

相比之下，国内市场的付费意愿提升缓慢，尤其在中小企业普遍承压的背景下，“节省成本”往往是更理性的选择。

然而，出海的钱并不好赚。一方面，海外市场已是红海，Slack、微软Teams、谷歌Workspace等巨头盘踞，竞争异常激烈。另一方面，在欧美等成熟市场，许多外企秉承自由、人性化的管理文化，对高强度、高侵入性的协同工具接受度并不高。例如，一些全球头部药企的中国团队，日常仍以邮件和Zoom、Teams为主，很少使用钉钉或飞书。

因此，钉钉和飞书的出海重心，更多地放在了日韩、东南亚等市场。但即便在这些市场，挑战依然巨大。新加坡等地不仅有全球科技巨头，还有本土玩家环伺。数据显示，Lark在全球市场的下载量中，中国区贡献了约85%，在部分海外市场的日活用户数长期停留在较低水平。

一个有趣的现象是，Lark在东南亚主要服务的也是中小客户，而非大企业。这背后是市场的客观结构：中小型企业占东南亚企业总数的97%以上。这似乎又回到了那个老问题：国内的中小企业尚且难以“驯服”，海外市场就能轻易攻克吗？

答案可能并不乐观。海外的年轻职场人，或许更注重工作效率与个人自由之间的平衡。对他们而言，“老板的喜好”未必是选择工具的首要标准。

所以，对于钉钉和飞书们来说，出海不仅仅是产品的平移，更是文化与管理理念的适应。如何在不依赖“讨好老板”的模式下，真正征服海外年轻的职场一代，这恐怕是一个比技术竞争更大的难题。