合同到期续约自动提醒与跟进流程全攻略

合同管理中最怕什么？不是条款有多复杂，而是明明该续约了，却没人记得。一旦错过关键节点，轻则合作中断、业务停摆，重则引发法律纠纷。好在，现在有了更聪明的办法——借助ClawBot（含OpenClaw）这类本地化自动化工具，你可以搭建一套从预警到跟进的“全自动哨兵系统”，让合同续约流程化被动为主动。

具体怎么做？核心思路是让机器人帮你盯紧时间线、自动准备材料、并确保每个环节都有反馈闭环。下面这五步，就是实现这套自动化流程的关键操作。

一、配置合同信息表与结构化字段

自动化流程的基石是数据。首先，你需要让ClawBot能准确“读懂”合同的关键信息。这要求数据源本身足够结构化，尤其是日期字段必须规范。

1. 在你已连接的数据库或简道云、飞书多维表格中，创建一个专门的「合同管理」表；

2. 设置以下核心字段：合同编号（单行文本）、合同名称（单行文本）、签约方（单行文本）、签约时间（日期时间）、到期时间（日期时间，格式务必为YYYY-MM-DD HH:MM）、续约状态（单选：未启动/协商中/已签署/已终止）、负责人（成员字段，需支持关联企业微信或飞书账号）；

3. 通过ClawBot的「数据源接入」功能，将这张表注册为可读取资源，并赋予只读权限；

4. 最后验证一下，确保ClawBot能成功拉取到至少一条包含未来到期日的数据记录，这代表数据通道已打通。

二、创建基于到期时间的定时提醒任务

数据就位后，就可以设置“闹钟”了。利用ClawBot内置的调度能力，可以在合同到期前固定天数自动触发提醒，整个过程在本地执行，数据安全有保障。

1. 在ClawBot的命令行或Web控制台中，执行类似这样的命令：claw cron add --at “contract.expiry_date - 7d 09:00” --tz “Asia/Shanghai”；

2. 设置任务负载（payload），定义提醒内容：{“kind”:”agentTurn”,”message”:”【合同续约提醒】编号{{contract.id}}《{{contract.name}}》将于{{contract.expiry_date}}到期，请于3个工作日内启动续约流程。负责人：{{contract.owner}}”,”deliver”:true}；

3. 指定消息投递渠道和对象：{“channel”:”wecom”,”to”:”user:{{contract.owner.wecom_id}}”}；

4. 保存任务后，务必检查任务列表，确认状态显示为“active”，且下次触发时间准确无误（例如到期前7天的上午9点）。

三、部署续约材料自动生成技能

光是提醒还不够，如果能同步把续约材料准备好，效率会大大提升。ClawBot可以调用本地脚本或模板引擎，自动生成标准化的续约函或分析报告。

1. 在ClawBot的技能目录下，新建一个如renewal-draft.skill的文件，里面用Markdown写好模板，并留好变量占位符（例如{{contract.party}}、{{renewal_term_months}}、{{price_change_pct}}）；

2. 配置触发条件：可以设置为接收到含“续约”关键词的指令时触发，或者更自动化一点，直接监听上一步提醒任务完成后发出的事件钩子（如event.cron.renewal_reminder_sent）；

3. 绑定数据查询逻辑：让技能自动根据合同编号，从合同表中提取最新数据来填充模板；

4. 设置输出动作：将最终生成的PDF文件保存到指定目录（如/clawbot/output/renewals/），并自动向负责人发送文件下载链接和文本摘要。

四、启用双向跟进状态同步机制

发出提醒和材料后，最怕石沉大海。因此，必须建立一个反馈闭环，让负责人的回复能自动更新回系统。

1. 在企业微信或飞书通道中，启用消息解析插件。这样，当负责人回复“已启动协商”、“已签署，附件见”时，机器人就能识别；

2. 配置语义到状态的映射规则，例如：“已启动协商”对应更新为“协商中”、“已签署”对应“已签署”、“需延期”也对应“协商中”；

3. 当识别到有效回复后，自动调用ClawBot的data.update工具，向合同表提交更新请求，主要修改renewal_status（续约状态）和last_followup_time（最后跟进时间）这两个字段；

4. 更新成功后，系统可自动向合同管理员发送一条确认消息，例如：“编号{{id}}续约状态已更新为‘{{status}}’，最后跟进时间：{{now}}”，让全局状态一目了然。

五、设置逾期未响应自动升级流程

最后一道保险，是针对“已读不回”的情况。如果首次提醒超过72小时仍未收到有效反馈，系统应能自动将事项升级，通知上级主管介入。

1. 新建一个二级定时任务，触发时间设定为：contract.expiry_date - 7d 09:00 + 72h（即首次提醒的72小时后）；

2. 任务触发前，先加入校验逻辑：查询该合同当前的renewal_status是否仍为“未启动”；

3. 如果状态仍是“未启动”，则构造升级告警消息：【紧急升级】合同{{contract.name}}距到期仅剩{{days_left}}天，原负责人{{owner}}未响应续约提醒。请{{supervisor}}介入处理。；

4. 将消息的投递目标切换为主管：{“channel”:”feishu”,”to”:”user:{{contract.supervisor.feishu_id}}”}；

5. 为了提供更全面的上下文，可以同时调用file.scan等工具，自动扫描并附上最近的相关沟通记录片段，方便主管快速了解情况。

通过以上五个步骤的组合，ClawBot就能实现从合同到期前预警、自动生成材料、同步跟进状态到逾期升级的完整自动化流程，将合同续约的管理风险降至最低。