WPS AI自动写总结并优化文档排版技巧

想要利用 WPS AI 的写作功能，第一步是正确启用它。具体可以按照以下路径操作：首先，开启 AI 按钮后选择“智能总结”生成并插入摘要；其次，使用“公文写作”模板，只需输入核心要素即可生成标准公文；第三步，选择“智能润色”并根据个人偏好设置风格；第四步，在“我的指令”中自定义常用的写作逻辑；最后，通过“输出长度”和“分点输出”功能，灵活调节结果的精细程度。

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如果您在使用 WPS AI 时，希望能快速生成文档总结、撰写规范公文或对现有文本进行专业化润色，就需要正确启用和配置相关的 AI 写作功能。下面是实现这些目标的具体操作方法和设置步骤。

一、启用 WPS AI 并使用文档总结功能

WPS AI 的总结功能依赖于对文档内容的识别与语义提炼，因此需要确保文档已打开并处于可编辑状态，同时已完成 AI 服务授权。请注意，该功能不支持加密文档或受保护区域内的文本处理。

1、打开 WPS 文字文档，确认右上角显示有绿色的“AI”按钮（若未显示，请检查是否已登录 WPS 账号并开通 AI 权益）。

2、选中需要总结的段落，或直接全选整个文档（可使用 Ctrl+A 快捷键），然后点击 AI 按钮，在弹出的菜单中选择绿色的“智能总结”选项。

3、待 AI 生成摘录后，点击结果框右下角的绿色“插入到文档”按钮，即可将总结内容插入到光标所在位置。

二、调用 AI 公文写作模板

WPS AI 内置了多类公文结构模型，涵盖通知、请示、函、纪要等类型。您只需提供关键词，AI 便能基于此自动构建出符合党政机关公文格式规范的初稿。

1、新建一个空白文档，点击 AI 按钮，在下拉菜单中选择绿色的“公文写作”子项。

2、在输入框中填写关键要素，例如：“关于召开2024年度安全生产工作会议的通知，时间：6月15日，地点：三楼会议室，参会人员：各部门负责人”。

3、点击绿色的“生成”按钮，AI 将输出一份包含标题、主送机关、正文、落款等标准要素的公文草稿。

4、生成后，您还可以手动调整红头格式、字体字号（如方正小标宋简体）及行距等细节，WPS 会自动匹配公文排版规则。

三、启用 AI 文档润色功能

润色功能专注于提升语言的准确性、逻辑连贯性与表达专业性，尤其适用于汇报材料、调研报告、工作总结等场景。它支持按“简洁型”“正式型”“生动型”等风格偏好进行切换。

1、在已打开的文档中，选中待润色的段落（支持全文或局部选择）。

2、点击 AI 按钮，选择绿色的“智能润色”，随后在右侧侧边栏点击绿色的“风格设置”图标。

3、勾选所需的风格选项，例如：“提升正式感”“优化逻辑衔接”“替换口语化表达”。

4、点击绿色的“开始润色”，AI 将逐句分析并高亮显示修改建议，您可以逐条接受或拒绝。

四、自定义 AI 写作偏好与快捷指令

通过预设常用指令与偏好参数，可以减少重复设置，提升 AI 响应与输出的匹配度，尤其适用于高频公文场景。

1、点击 WPS 右上角头像，进入“设置”→ “AI 设置” → “我的指令”。

2、点击绿色的“新增指令”，输入名称如“国企党务总结”，在指令框中填写：“以国有企业党组织工作为背景，用‘坚持’‘强化’‘深化’等动词开头，每段首句为观点句，结尾含量化成效表述”。

3、保存后，在 AI 写作界面下拉选择该指令，即可直接调用定制化生成逻辑。

五、调整 AI 响应长度与输出粒度

默认生成内容长度适中，但您可以根据实际用途，调节摘要精炼度或公文详略程度，避免信息过载或关键点缺失。

1、在任意 AI 生成界面（如总结、润色、公文），点击结果区域右上角的绿色“…”更多选项按钮。

2、选择绿色的“输出长度”，从“极简（50字内）”“标准（150字）”“详细（300字）”中任选一项。

3、若需分段生成（如将长篇总结拆为“主要做法”“存在问题”“下一步计划”三部分），请点击绿色的“分点输出”开关并确认。