Kimi一键将表单生成流程图和流程说明

今天分享两个非常实用的AI工具高效用法，能极大提升办公效率，直接上干货：

1. 表单转文字——自动将工作表单中的流程信息生成详细说明
2. 表单转图表——自动将工作表单中的流程关系生成可视化流程图

同时介绍一种大型语言模型支持输出的图形格式——Mermaid，它可用于绘制流程图、序列图、甘特图、思维导图等，应用场景广泛。

本文篇幅不长但内容扎实，建议收藏后细读。

01 一张工作表催生的新需求

最近在审阅一家企业的制度文件时，发现其中有一条这样写道：

3、固定资产的增加：由需求部门填写《资产采购申请单》（附件1），报综合部和财务部审核后，由申请部门提交上级领导逐级审批。

如果你是专业管理顾问或企业内部管理者，看到这里大概率会产生两个疑问：

1. 综合部、财务部具体由哪个岗位负责审核？审核内容是什么？
2. “上级领导逐级审批”具体指哪些领导？审批顺序如何？

没错，这条制度描述得不够清晰。这也是许多企业制度形同虚设的核心原因之一——制度本身写得让人无法执行。

但制度起草部门解释：制度文本虽然简略，但对应表单中写得非常详细。比如下面的资产购置申请表，发起部门、审核部门、审批领导、最终决策者一目了然，只是流程确实较长。

仔细核对后发现，确实如此。制度中一带而过的内容，在表单里反而清晰完整。这很有意思。

最终团队达成一致：在制度正文中，必须依据表单中的流程，将发起、审核、审批各环节及其具体要求全部用文字表述清楚。

02 AI绝活1：表单转文字，一秒完成

传统做法需要人工对照表格，手动编写一长串流程说明——至少耗时十几分钟。若批量处理十几个甚至几十个表单，工作量更大。

在AI时代，这类场景正是典型的“AI可替代工作”。借助AI工具，输出质量保守估计可达80%以上，工作效率飞跃——1分钟写提示词，1秒钟出结果。单个任务感受不明显，但面对10个、30个、50个相同任务时，工具的价值便充分体现。

真实场景使用效果如下：

对上述资产购置申请表，使用Kimi工具，输入简短提示词即可：

{"prompt":"根据图片中的表单内容，生成详细的流程说明文字。"}

输出结果如下。仔细核查后，内容基本正确。若某些审核点表述不够具体或准确，手工微调即可。

换一个提示词，让它直接输出流程文件的标准格式：

{"prompt":"根据图片中的表单内容，生成标准格式的流程说明文件。"}

在没有告知Kimi具体格式要求的情况下，它自动按通用流程文件完整格式输出，确实强大。人工只需将结果复制到制度文件中。

03 AI绝活2：表单转图表，一秒完成

AI不仅能从表格生成文字，还能直接生成流程图。在制度文件中，为直观展示工作流转关系，常需配以简洁流程图。而手动在Word中绘制，效率极低且繁琐。

利用AI工具，通过Kimi的一行指令，即可根据工作表单或文字描述自动生成流程图。

这里介绍一种AI可输出的流程图格式——Mermaid。

Mermaid是一个基于JavaScript的开源绘图库，允许用户通过简洁、人类可读的文本语法描述和绘制多种图表，如流程图、序列图、甘特图、类图、状态图等。就像Markdown之于文本，它让非专业设计者也能快速上手绘制图表。

给Kimi如下提示词：

{"prompt":"基于图片理解，用Mermaid格式生成流程图"}

下图是Kimi自动生成的流程图。仔细查看，逻辑与原图一致，甚至自动添加了“审核通过”和“审核不通过”的分支路径。

默认情况下，Kimi采用从上到下的方向绘制流程图。实际上，Mermaid支持四种方向：从上到下、从下到上、从左到右、从右到左。只需在提示词中指定即可。

若纵向展示导致流程过长，可改为横向布局，更适合宽屏文档呈现。

如果发现某个环节有误，直接对Kimi进行文字描述即可修改，不再赘述，大家可自行尝试。值得一提的是，手工绘图时删除一个活动框需手动调整所有连线，非常麻烦。

此外，Mermaid有两种显示方式：图形化展示和代码显示。点击可切换到Code格式，复制Mermaid代码到支持该格式的编辑器（如drawio）中，即可显示完整流程图，并可自由编辑大小、颜色等属性。

回顾一下，利用Kimi，我们可以实现：

1. 表单转文字——工作表单自动生成流程说明
2. 表单转图表——工作表单自动生成流程图

同时也了解了Mermaid这类由大模型输出的图形格式，能绘制流程图、序列图、甘特图、思维导图等多种图表。掌握这两个技巧后，处理制度和流程文档的效率将大幅提升。

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