AI赋能档案开放审核实战全流程应用案例解析

近年来，档案开放审核业务备受关注，我们在这一领域投入了大量精力。通过实际探索、项目推进与系统研究，逐步积累经验，最终总结出一套经过实践验证、相对成熟的AI辅助档案开放审核解决方案。该方案以“AI+人工”的人机协同模式为核心，围绕档案开放审核全流程，从定制本地化审核模型、审核数据前处理、涉密筛查、AI辅助审核到专业人工复核等九个关键环节，构建起完整的智能化管控框架。其根本目标在于推动档案开放审核工作迈向高质量发展阶段。

（一）AI辅助档案开放审核九步工作法

这套方法可归纳为九个核心操作步骤，具体流程如下图所示：

第一步：制定审核工作计划

一切工作始于周密计划。依据到期档案的审核提醒，结合开放审核总体要求，由审核小组牵头组织，明确工作内容与时间周期。同时，针对待审核数据所属年代、数字化（数据化）进展以及现行审核办法、会审要求等事项进行深入研讨，最终制定出清晰的工作目标与任务安排。

第二步：定制本地化审核模型

这一步是AI发挥效能的关键所在。借助AI辅助档案开放审核管理系统（以下简称“审核系统”），结合本馆档案开放审核办法，细化审核规则，利用本地数据进行训练，定制出真正适配本馆需求的算法模型。通过AI的精准赋能，不仅能够扩大有效供给、提升供给能力，还能促进供给侧与需求侧的高效匹配，从而全面优化整体审核效能。

第三步：数据交接

根据审核系统部署情况，数据交接可采取在线或离线两种方式。在线交接是在同一局域网内，打通审核系统与馆藏系统的数据接口，自动接收馆藏系统推送的数据包（包括条目与全文）。全文导入格式支持PDF、JPG、TIFF等，条目字段值则可按需选择，如档号、责任者、年度、文件编号、题名等。

第四步：涉密筛查

档案管理具有特殊性，审核过程中可能接触到未解密的档案数据。为规范操作，必须遵循工作需要原则与最小化原则，严格限定人员知悉范围。由具备知悉权限的人员进行涉密筛查，排除密件后，再交由其他工作人员处理。同时，需落实数据安全与操作安全措施，确保整个审核过程合理、规范。

第五步：数据质量处理

不少档案的数字化工作年代较早，当时的整理与数字化加工质量会直接影响后续审核判定。因此，审核前的数据质量处理不可或缺。具体措施包括三个方面：一是数据质量检测，借助专业档案数据质量检测工具，自动生成检测报告；二是数据清洗，对影响开放审核与利用的问题数据（如条目与全文数量不匹配、无全文等）进行修正；三是数据化处理，根据审核数据的数字化成果特征，运用OCR识别技术，对待审核数据进行数据化处理。

第六步：AI辅助审核

这一步是效率提升的核心环节。构建开放与延期开放的关键词规则库，利用AI算法模型实现智能分库。通过自动或人工分配审核任务，由AI辅助形成初审意见——即“开放”或“延期开放”的审核结论。

第七步：专业人员审核

AI审核之后，人工审核环节依然不可或缺。该子流程包括专业人工复审、移交单位会审、档案馆终审等多个步骤。由专业人员对AI给出的审核意见进行复审，同步开展数据分析，确保审核准确率。

第八步：模型训练

终审完成后，将数据按分类编制成数据集，用于AI算法模型训练。大部分数据用于训练模型，剩余部分则用于测试准确率。当预测准确率达到预期值，模型即视为训练成功；否则需调整算法，直至达标。模型训练成果将反哺回审核系统，从而形成AI辅助开放审核的闭环管理机制。

第九步：审核成果输出

通过“人机协同”完成整个审核任务后，系统会自动生成“开放件”与“延期开放件”两个数据集，并输出多项成果。一是形成报表，系统按全宗、年度等要素自动输出《各全宗各年度拟审核意见统计表》、《拟开放目录汇总表》、《档案开放审核单》等统计报表；二是编制报告，专业人员根据审核数据分析情况，撰写内容全面、数据详实的《档案开放审核服务工作报告》；三是向社会公布，结合档案馆公布要求，对已审核数据设置到期提醒，满25年自动启动对外公布。

（二）AI辅助档案开放审核案例分析

1. 传统审核模式工期估算

以实际案例为例。某档案馆在十四五期间待审核的文书档案共计50万件，而馆内开放审核小组工作人员仅3人。若采用传统人工审核模式——逐卷、逐件、逐页进行审核——完成全部任务，预估需要830个工作日。

传统模式工作情况表
※ 说明：移交单位会审、档案馆终审等工作流程不含在内。

2. 采用AI技术实施成效

鉴于该档案馆审核人员少、任务重的现状，馆方决定采购第三方服务，采用“AI+人工”的人机协同模式进行开放审核。按照上述“九步工作法”，运用AI进行智能辅助审核，同时由专业人员进行验证，最后交由档案馆复审（或移交单位会审）。

“AI+人工”模式工作情况表
※ 说明：移交单位会审、档案馆终审等工作流程不含在内。

3. 案例分析

从上述实例可以看出，采用“AI+人工”模式开展档案开放审核，效率提升极为显著。借助AI能力，工作战线明显缩短，人力投入也大幅减少。同时，专业人员的审核加持，有效避免了AI审核可能出现的误判，审核质量显著提升，也杜绝了档案开放中的安全隐患。

全方位的人员结构：

规范化、标准化项目现场：

（模拟项目现场）

（三）提升AI辅助档案开放审核能力的几点思考

尽管近年来AI技术突飞猛进，但在档案开放审核领域，其当前主要角色依然是“辅助”。如何让AI应用更有效、更准确，已成为当下讨论热度最高的话题之一。结合实战经验，在AI热潮中，我们需要冷静思考、重新出发。

一是持续夯实基础。丰富的档案资源是“走向开放”的前提。一方面，要坚持以“内容为王”，做到“能开尽开”，让档案走进群众、服务社会；另一方面，也要加强归档材料收集的齐全性与完整性，同时保障档案从数字化到数据化的质量。

二是筑牢安全防线。技术发展与安全管控必须双轮驱动。在确保信息安全的前提下开展AI应用，构建安全可信环境下的AI赋能框架。

三是加强深度学习。以数据为中心，以深层次网络堆叠为架构，提供数量大、内容丰富、结构多样的档案资源，强化训练模型的神经网络泛化能力，从而进一步提升AI审核能力。

四是育强人才队伍。AI赋能的根本，依然在于人的智慧。需进一步扩大培养档案开放审核专业技术人员，加强业务学习、技术培训与保密教育，培优育强人才队伍，不断提升档案开放审核的水平与效能。

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