自然人电子税务局扣缴端人员信息采集流程与注意事项

对企业财务人员而言，员工信息采集往往是日常工作中最令人头疼的环节。一旦这一步出现疏漏，后续的工资申报、个税计算、专项附加扣除导入等操作都会受阻——系统会直接提示“未采集人员信息”或“人员状态异常”，导致当月申报无法顺利提交。因此，从新员工入职到老员工离职、返聘，每一个环节都需要在自然人电子税务局（扣缴端）中准确无误地完成处理。

新员工单个添加操作指南

第一步：登录扣缴端后，点击左侧菜单栏中的【人员信息采集】→【添加】→【境内人员】。

第二步：在弹出的窗口中如实填写姓名、身份证号码、手机号以及任职受雇从业时间（该字段为必填项，且不可填写未来日期），其他带*号的项目也均为必填项。特别提醒：身份证号码必须与公安系统登记信息完全一致，末位字母X必须大写，否则将无法保存。

第三步：点击【保存】按钮，返回人员信息列表页面。此时该员工状态显示为“正常”，但信息尚未同步至税务系统后台。

第四步：勾选刚刚添加的员工，点击上方的【报送】按钮，等待弹窗提示“报送成功”后，才算真正完成信息录入。

批量导入人员信息的方法

方式一：模板下载与填写
点击【人员信息采集】→【导入】→【模板下载】，获取最新版Excel模板。使用Excel打开后，仅修改黄色高亮显示的必填列（包括姓名、证件类型、证件号码、手机号、任职受雇从业时间），其余灰色列请勿删除、勿修改格式，更不要插入空行。

方式二：文件导入与校验
填写完毕后，将文件另存为Excel 97-2003格式（.xls）或Excel工作簿（.xlsx）。回到扣缴端点击【导入】→【导入文件】→选择该文件→点击【确定】。系统会自动进行校验，如某行报错，双击错误提示即可定位到具体单元格。常见报错原因包括：身份证号码位数不对、手机号不是11位、任职受雇从业时间为空或填入了非法日期。

导入成功后，人员默认显示为“正常”状态，但必须手动勾选所有导入人员→点击【报送】，否则税务端无法查询到任何记录。

离职人员标记与报送流程

登录扣缴端进入【人员信息采集】页面，找到需处理的离职员工，双击打开编辑页。

在编辑界面填写实际离职日期，系统会自动识别并将该员工标记为“非正常”状态。新版系统已取消“人员状态”下拉框选项，仅通过填写离职日期即可自动生效，无需再手动切换状态。

需重点确认“是否离职后补发工资”选项：如果涉及补发年终奖、绩效、经济补偿金等，请选择“是”，并在下方补发税款所属月份中选择对应月份（可多选）；如无补发，直接选择“否”。

点击【保存】→返回列表页→勾选该员工→点击【报送】。此步骤不可省略，否则系统仍会将其视为在职人员持续申报，进而触发大数据预警。

非正常人员重新启用方法（如离职员工返聘）

点击【人员信息采集】→右上角【更多操作】→【显示非正常人员】。

在人员列表顶部展开查询条件，勾选“人员状态：非正常”，输入姓名或身份证号快速定位目标人员。

双击该人员进入编辑页，清空“离职日期”字段（留空即可），并将任职受雇从业时间按返聘实际起始日更新，其他信息核对无误后点击【保存】。

返回列表页，勾选该人员→点击【报送】。此时系统会重新将其状态同步为“正常”，后续申报即可正常带出该人员的数据。