商务活动中邀约的礼仪

在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是前来我方作客。这类性质的活动，被商务礼仪称之为邀约。

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其实，邀约在民间也常被称为邀请或邀集。但若从专业交际的视角来审视，它的本质是一种双向的约定行为，这一点往往被忽略。

当一方发出邀请，希望另一方或多方人士前来会面或出席活动时，这事儿可绝不是单方面说了算。邀请方不能仅凭一厢情愿行事，必须获得被邀请方的明确同意与认可。作为邀请者，如果缺乏自知之明，无事生非地频繁邀约，结果往往是既麻烦别人，又自讨没趣。

反过来，作为被邀请者，也需要尽早给出一个既符合自身利益、又体现真实意愿的回应。可以说，无论扮演哪个角色，都必须将邀约视为一项正规的商务约会来对待，绝对不可掉以轻心、马虎应付。

对邀请者而言，发出邀请就像发出一份礼仪性极强的正式通知。它不仅要求内容得体，以争取对方的积极回应，还必须确保邀约形式与双方的身份地位、以及当前关系的亲疏程度相匹配。通常，邀约可分为正式与非正式两大类。

正式邀约，既注重礼仪规范，又需确保被邀请者不会遗忘，因此多采用书面形式。而非正式邀约，则通常以口头形式表达，相对显得随意一些。

具体来看，正式邀约包括请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等多种形式，它普遍适用于正式的商务交往场合。而非正式邀约，则主要有当面邀约、托人邀约以及电话邀约等几种形式，多见于商界人士的非正式接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可归为口头邀约。

根据商务礼仪的通行规则，在较为正规的商务往来中，必须优先采用正式邀约作为主要形式。因此，我们有必要对正式邀约进行一番更为详尽的梳理。

在诸多正式邀约形式中，档次最高、也最受商界人士青睐的，当属请柬邀约。凡是那些精心安排、精心组织的大型活动与仪式，比如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会以及企业开业典礼等等，只有使用请柬来邀请嘉宾，才会被视为与其活动档次相称，彰显主办方的重视程度。

请柬，又称请帖，一般由正文和封套两部分组成。无论是购买市面上印刷好的成品，还是自行设计制作，在格式与行文规范上，都必须遵循既定的规矩。

请柬正文的用纸，大多颇为考究。通常采用厚纸对折而成。以常见的横式请柬为例：对折后，左面外侧多为封面，右面内侧则是书写正文的地方。封面通常讲究使用红色，并醒目地印有“请柬”二字。

请柬内侧的颜色，可以与封面同为红色，也可以选用其他颜色。但需要注意的是，民间习俗上忌讳使用黄色与黑色，因此通常应避免采用。

当需要亲笔书写请柬正文时，应使用钢笔或毛笔，并选用黑色或蓝色的墨水。至于红色、紫色、绿色、黄色以及其他过于鲜艳的墨水，则不宜使用。

目前，在商务交往中采用的请柬，基本上都是横式请柬。其行文方向是自左向右、自上而下横写。

除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文方向则是自上而下、自右向左竖写。作为中国传统文化的一种表现形式，竖式请柬多用于民间的传统型交际应酬。因此，在商务礼仪的讨论中，我们通常将其略去不谈。

那么，一份合格的请柬行文，通常必须包含哪些要素呢？一般来说，活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人信息，这几项内容缺一不可。