Notion AI公告通知撰写教学指南

用Notion AI写公告，核心不是让它凭空创作，而是你得先当好那个“搭框架的人”。方向对了，它才能给你省下大把来回改稿的时间。下面这套流程，是我自己试过好几次、改了好几版之后觉得最顺手的。

简单来说，就是别指望AI能一步到位。你得先教会它“我们要的规格”（比如格式、语气、信息点），然后迅速把成品里那些AI常犯的毛病（比如时间说“下周三”、语气像“温馨提示”）给修正过来。这样出来的东西，基本直接就能发。

写之前，先自己把“五要素”榨出来

打开Notion，看到那个【【/ai】】输入框，别急着让它写正文。第一步也是最关键的一步，是把你脑袋里那点信息，压缩成一句话，这句话必须包含五个硬性要素：谁发的、发给谁、什么事、什么时候生效/截止、出事找谁。

比如这么写：“人力资源部发给全体正式员工的通知：6月起执行新版考勤打卡规则，6月1日零点起生效，疑问联系张敏（分机8021）。” 这句话就是在给AI划跑道。这一步只要漏掉任何一个要素，AI基本都会给你一个需要返工的初稿——因为它不会主动追问，它只会按字面意思，帮你把模糊的提示扩写成一篇更模糊的废稿。

给指令要“结构化”，AI才懂你要啥

有了上面的骨架，接下来是教它怎么“长肉”。这比说“帮我写个通知”要聪明得多。我比较常用两种方式：

方法一：扔一个“填空模板”给它。
直接在AI输入框里写：“你是一位资深HR文案，帮我写一份企业内部公告。严格按照以下结构输出：①标题（必须【】框住主题词，如【考勤规则更新】）；②开头写清发布主体和适用范围（例：‘根据公司管理制度修订计划，现就……通知如下’）；③具体变更内容，分三点，每点前用‘●’引导；④生效时间单独一行并加粗；⑤末尾写联系人和方式。不用‘特此通知’，不用解释。” 这套指令越细，AI输出的结果就越接近你想直接复制粘贴的状态。

方法二：用“角色+风格”锚定语感。
如果你想要那种特别精准的语气，就用这种指令：“以行政部负责人的身份，用简洁、中性、略带温度的口吻写一个IT系统维护通知。重点强调‘不影响今日办公’和‘仅影响明早9:00–10:30的登录’，避免出现‘敬请谅解’‘感谢配合’等虚词。” 语气这种东西，AI不太好拿捏，但你可以通过描述它“像谁”“用什么样的词”来精确引导。

切记：千万别说“请帮我写一个通知”，这种开放式指令等于让它自由发挥，结果大概率会让你重新排版一遍。

最后一步，把AI稿里那些“坑”填平

AI生成的初稿通常有三大硬伤，需要你动手修正：

第一，把模糊的时间全部“钉死”。
AI最爱写“下周三”“本月底”，但这在正式公告里就是定时冲击波。必须手动改成“2024年6月5日（星期三）”或“2024年6月30日（星期日）”。尤其是系统维护、考勤变更这类通知，时间一旦模糊，IT部门的电话真的会被打爆。

第二，删掉那些“软绵绵”的小标题。
“温馨提示”、“小贴士”、“温馨提示”这类词，在公告正文里会显得很掉价。直接把它们删掉，把里面的内容整合到相关条款里，用“●”引导就行，保持文本的干脆利落。

第三，把“建议”口吻改成“执行”指令。
AI经常写“员工需知悉并遵守”，这语气像个提议。把它改成“自生效日起，全体员工须按本通知执行”，逻辑完全不同——前者是建议，后者是管理动作。对于一份公告来说，后者才是它应该有的权威和效力。

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