PPT备注打印方法及字号调整技巧详解

关于PPT备注打印这件事，其实核心操作并不复杂——关键就在于把打印设置里的默认版式从「整页幻灯片」切换成「备注页」。如果打印出来的备注文字偏大或偏小，完全不需要手动逐页调整，只需进入「视图」选项卡，找到「备注母版」，选中备注文本占位符，就能一次性统一修改所有页面的字号。最后回到打印预览查看效果，即可完成设置。

先进入打印设置页面

打开需要打印的演示文稿，点击左上角的「文件」，进入后台界面后选择「打印」。先不要急着点击打印按钮，注意查看「设置」区域当前的打印版式——默认情况下通常显示为「整页幻灯片」，这个版式只会输出幻灯片主体内容，而写在幻灯片下方的备注信息根本不会出现在纸张上。

把打印版式改成备注页

点击「整页幻灯片」旁边的下拉菜单，在列表中找到「备注页」并选中。切换后，你会在预览区域看到页面变为上半部分是幻灯片、下半部分预留了备注文字样式。这意味着备注已经能够正常跟随打印输出了。如果只是想把内容保存为演讲提示用于自己查看，不需要打印实体纸张，也可以选择「Microsoft Print to PDF」这类虚拟打印机，直接导出成PDF文件，同样能保留备注内容。

备注字号要到备注母版里统一调

如果预览中的备注文字看起来太小，先退出打印界面，回到PPT编辑页面。点击顶部的「视图」选项卡，在「母版视图」分组中找到「备注母版」并点击进入。这里修改的是所有备注页的打印模板，不会影响普通幻灯片中的正文内容，非常适合一次性设置所有备注打印出来的字号、字体和位置。

选中备注文本占位符

进入备注母版界面后，页面上方是幻灯片缩略图，下方那个大文本框就是备注文本占位符。用鼠标点击这个文本框的边框，使其显示选中状态。如果只点击文本框内部选中某一行文字来修改，也能生效，但直接选择整个占位符，可以确保所有层级的备注文字都同步设置，不易出现遗漏。

在开始选项卡改字体和字号

保持备注占位符的选中状态，切换到「开始」选项卡，在字体设置区域调整你想要的字体和字号。例如改成28号、32号甚至36号，打印出来的文字会更大，更清晰易读。但如果某页备注内容特别多，字号不宜调得过大，否则一页可能容纳不下，底部的文字容易被挤出页面，导致打印不全。

回到打印预览确认备注效果

调整完成后，点击界面上的「关闭母版视图」，再重新打开「文件」中的「打印」，版式仍然选择之前设好的「备注页」。如果预览中备注文字的大小符合预期，就可以直接打印或保存为PDF文件了。如果发现备注文字被截断，那就退回备注母版，把字号调小一点，或者直接将备注文本框向下拉大一些，留出更多空间。

最后提一个容易踩坑的小细节：普通编辑界面底部的备注窗格，只是用来编写演讲提示的，在上面调整字号并不会影响打印效果。真正决定备注打印出来大小的，就是备注页版式和备注母版这两个地方。只要这两处设置正确，就能完整打印出所有备注，还能统一调整整份文档的字号。